Da 1000 avvik årlig ble passert ble det feiret med kopp

Ambulanseforum besøker administrasjonen til ambulansetjenesten i Vestre Viken. På arbeidsbordet i kontoret til HMS-ansvarlig står en kopp. Den har påskriften:

«Vi har passert 1000 meldte avvik og er et skritt nærmere visjonen om å bli best ved 0 feil og 0 skader».

I 2012 hadde ambulansetjenesten i Vestre Viken 142 meldte avvik. Antall avvik har steget jevnt gjennom årene. I 2022 var det oppe i 1284 meldte avvik.

Ser vi på meldte HMS-saker, har disse steget fra 15 i 2013 som var det laveste til 601 saker i 2022. Sammen med vernetjenesten startet ambulansetjenesten i 2019 med alvor fokuset på å få saker meldt i system.

Pasientsikkerhet og arbeidsmiljø

– Vi har brukt veldig mye tid på å sette søkelys på det med meldekultur. Derfor er vi avhengige av et trygt miljø, der folk tør å si i fra. Når de tør å si i fra, så får vi en tydelig temperaturmåler og pekepinn i den daglige driften. Og det ser vi resultater av, sier Frode Møller Olufsen. Han er konstituert fagsjef for kvalitet og HMS for prehospitale tjenester i Vestre Viken.

– Dette er veldig viktig for pasientsikkerheten, men er like viktig for et godt arbeidsmiljø, legger han til.

Vestre Viken har 15 ambulansestasjoner. Det sier seg da at det er vanskelig å være ute hver dag og drive relasjonsledelse.

– Føler dere at dere er i mål, eller ønsker dere ytterligere vekst i antall meldte avvik?

– Vi har kommet til et nivå vi ønsker. I samtale med ansatte får vi inntrykk av at det nå føles trygt å melde, og at saksbehandlingen er god. Det som kanskje blir vår viktigste oppgave fremover er ikke å få antall avvik høyest mulig, men få meldt inn de riktige sakene. Og de riktige pasientavvikene. Samtidig som det også meldes inn forbedringsforslag, sier Møller Olufsen.

Avvik med pauser

Alle synergimeldinger som kommer inn hver dag blir de kategorisert og tildelt riktig saksbehandler. Når avvikene kommer inn genereres det samtidig underlag for statistikk. Seksjonsleder og stasjonsleder varsles når noen har skrevet inn et avvik har trykt «send». Straks blir det vurdert om dette er noe som skal tas tak i umiddelbart. Hver virkedag, altså mandag til fredag, blir avvikene gått gjennom. Sendes det for eksempel inn et avvik som gjelder teknisk, så kommer det til den personen i huset som har best oversikt over dette. Hensikten er at avvikene skal komme til den personen som er best faglig til å ta det videre.

­– På denne måten får vi også mer enhetlig behandling, enn at det skal sitte 15 stasjonsledere og behandle. For HMS-saker møtes avdelingssjef, seksjonssjefene og verneombudet en gang i uken.

Et av de mer vanlige avvikene i HMS-sammenheng er gjennomføring av pauser.

– I en døgnkontinuerlig operativ tjeneste, kan det være utfordrende å få gjennomført pauser. Det er derfor viktig å monitorere dette fortløpende og for tiden forekommer det cirka sju ganger i uken at ambulansepersonell ikke får gjennomført pause, samlet for alle aktive stasjoner, sier Møller Olufsen.

Vold og trusler

Noen HMS-avvik må tas tak i med en gang, Det typiske er da vold og trusler.

– Der har vi en ganske stygg økning. Samtidig blir disse sakene mer brutale. Antall oppdrag går noe ned, men antall saker med vold og trusler øker. Vi vet at vi fortsatt har en del mørketall på meldinger om vold- og trusselsaker. Grunnen til det er at vi får meldt inn de groveste sakene. Vi ønsker å få meldt inn alle saker, også for eksempel den demente som klapper til ambulansepersonalet. På den måten ønsker vi å få kartlagt alle tilfeller. Det er lett å unnskylde at pasienten var syk. Vi har jobbet veldig tett på vernetjenesten for å få meldt de sakene, sier Møller Olufsen.

Ser vi på statistikken for vold, trusler og utagering har denne gått opp fra et tilfelle i 2014 til 68 i 2022. Toppen var i 2021 med 70 meldte tilfeller, med nesten en dobling fra året før. Vel å merke er da 14 av sakene i 2021 knyttet til PLIVO-hendelsen på Kongsberg. Altså 56 meldte saker i 2021 om vi trekker ut PLIVO.

Pasientrelaterte saker

Vestre Viken har også ført statistikk for meldte saker som er pasientrelatert. Dette kan være tilfeller der ambulanser har fått motorstopp som har forårsaket lenger transporttid for pasienten, feil på medisinskteknisk utstyr, feilmedisinering og bruk av tvang eller lignende. Også her har det vært en jevn økning. I 2012 ble det meldt inn 20 pasientrelaterte saker, mens det i 2022 ble meldt inn 207 saker.